BLOG

Jak podpisać dokumenty w czasie pandemii, gdy nie masz skanera? Paperless w firmie.

Według mnie pandemia Coronavirusa uczyniła, całkiem przypadkiem, jedną dobrą rzecz dla biznesu. Niejako wymusiła wprowadzenie firmy na wyższy poziom działalności i przeniesienie jej do struktur online przynajmniej w takim zakresie, w jakim to było możliwe.

W Polsce niestety całe lata panował kult biurka i sztywne godziny pracy od-do. Większość pracowników nienawidziła tego systemu.

Nie było ważne to, że pracownik wykonał swoją pracę na dziś i mógłby wyjść wcześniej do domu. Albo mógłby w ogóle nie przychodzić do biura, tylko przez większość czasu pracować zdalnie.

Tylko nieliczne firmy dawały taką możliwość, głównie młode, prężnie działające w obszarze nowych technologii, których kadra zarządzająca wykazała się ogromnym zrozumieniem realiów oraz wykorzystaniem zasobów.

Jaki jest sens ponosić niemałe koszty związane z utrzymaniem biura, jeśli można pracować z dowolnego miejsca?

W dobie komunikatorów zespoły od dawna były ze sobą w stałym kontakcie, dlaczego więc sztucznie podbijać koszta, w sytuacji gdy pracownik jedyne czego potrzebuje, aby swobodnie wykonywać swoje obowiązki to laptop i dostęp do internetu.

Zgadzam się z tym, że są firmy, np. produkcyjne, które nie mogą sobie pozwolić na taki tryb pracy w całości, ale może więc w jakiejś części?

I nagle przyszła pandemia i okazało się, że klienci biur rachunkowych wcale nie muszą przynosić dokumentów osobiście. Tylko mogą umieszczać je np. na wirtualnych dyskach. Albo przesyłać mailem.

Nagle okazało się, że polskiemu pracownikowi można zaufać. Nie trzeba go przyklejać do fotela przed komputerem w biurze, żeby wykonał swoje obowiązki.

Pamiętam jak kiedyś pracowałam w miejscu, w którym choćby się paliło i waliło to pracowaliśmy punktualnie od – do. I były momenty, kiedy ktoś z nas wykonał swoją pracę wcześniej. W normalnej sytuacji mógłby po prostu wyjść. W tamtej nie mógł. Nie było ważne to, że do końca dnia roboczego grał w pasjans, ważne było to, że był na widoku.

Rozmawiam z różnymi osobami na temat sytuacji w pracy i okazuje się, że w wielu przypadkach wyniki sprzedaży wcale nie spadły, w niektórych handlowcy nawet osiągają wyższe kwoty.

Wiele projektów ruszyło z miejsca. Dlaczego?

Choćby dlatego, że pracując z domu zyskujemy czas na dojazdach do pracy. Nie ma pokus do tego, by podtrzymywać towarzyskie relacje w przerwie na kawę. Za to mamy większą motywację do tego, by pokazać, że można nam zaufać. Że nawet nie będąc na linii wzroku przełożonego, nie migamy się od odpowiedzialności.

Pandemia przyspieszyła też w wielu firmach wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.

W mojej pracy od dawna korzystam z wirtualnego serwera do zbierania, zarządzania i przechowywania dokumentacji. Ale przyznaję, że do wybuchu pandemii całkowita rezygnacja z wersji drukowanych pozostawała cały czas w tyle głowy.

Bo ciągle było coś ważniejszego do zrobienia. Ot taki chomik w kołowrotku. Ale jak to mówią, pracy nie przerobisz. I tak też było ze mną.

Aż w końcu sytuacja wymusiła na mnie nie tyle podjęcie decyzji, co wdrożenie jej w życie.

Bo nigdy nie miałam wątpliwości co do tego, że najwyższy czas zrezygnować z drukowania tych wszystkich faktur i dokumentów. Po prostu nigdy nie było wystarczająco dużo czasu na to, by spokojnie przemyśleć i ułożyć całą procedurę.

Aby elektroniczny obieg dokumentów sprawdził się w naszej firmie to przede wszystkim powinien zostać spisany, zanim cokolwiek zaczniemy zmieniać.

Na początek powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  1. Z jakiego typu dokumentami mam do czynienia?

Czy są to tylko umowy ? czy tak jak w moim przypadku, zarówno umowy, jak i faktury?

2. Czego dotyczą te dokumenty? jakich działów czy obszarów?

3. Na czym powinien polegać sposób opisywania dokumentów? -> pamiętajmy, że każdy plik powinien być zapisany w taki sposób, aby łatwo było go można odnaleźć. Oczywiste? niestety nie dla wszystkich 😉

4. W jaki sposób powinnam katalogować dokumenty? latami i miesiącami? czy może wg przedmiotu umowy? A może jedno i drugie?

5. Czy są osoby w firmie poza mną, które powinny mieć dostęp do tych dokumentów i na jakich zasadach?

To tylko kilka pytań, w czasie tworzenia własnego systemu związanego z elektronicznym obiegiem dokumentów na pewną pojawią się kolejne.

Natomiast to dopiero wierzchołek góry lodowej.

Dlatego, że w między czasie należy wybrać miejsce przechowywania dokumentacji.

My korzystamy z G- Suite, popularnie zwanego Google docs, ale Microsoft też ma swoją usługę. Jest też na rynku wiele firm, z którymi można nawiązać współpracę w tym zakresie. Wszystko rozchodzi się o koszty związane z przestrzenią dyskową i tego, jak dużo jej potrzebujemy.

A gdzieś po drodze pojawia się pytanie, ale no dobra, co z umowami?

Skoro mam elektroniczny obieg dokumentów, to czy jest inny sposób na to, żeby podpisać umowę elektronicznie bez konieczności jej drukowania i skanowania tylko po to, żeby finalnie znalazła się na tym samym dysku co wzór?

Albo co w sytuacji, gdy ta pandemia zaskoczyła mnie tak bardzo, że nie mam w domu skanera ale firma nie przestała działać, nadal podejmuję zobowiązania, podpisuję dokumenty…

Jest na to fajne rozwiązanie bliżej niż myślisz 🙂

W związku ze zmianą formy prawnej mojej firmy należało przepisać wszystkie umowy z klientami. I bardzo nie chciałam robić tego w tradycyjnej formie. Długo zastanawiałam się jak to zrobić inaczej, podczas gdy rozwiązanie było cały czas tuż pod nosem.. 😉

Ja to robię tak… 🙂

  1. wszystkie dokumenty tworzę na dysku google

2. Umowy tworzymy w odpowiedniku popularnego MS Word czyli w dokumentach Google

3. Na dysku mam zapisane zdjęcia firmowych pieczątek

4. Gdy umowa o współpracy bądź umowa ze współpracownikiem jest ukończona, wstawiam do dokumentu zdjęcia pieczątek…

5. Następnie eksportuję dokument do pliku .pdf i zapisuję na dysku komputera.

6. Otwieram .pdf w Acrobat Reader i sprawdzam poprawność zapisu, czy żadne czcionki nie zmieniły miejsca, czy pieczątka jest tam, gdzie być powinna.

Gdy uznam, że dokument jest w porządku, przechodzę do podpisu.

7. Pozostaję w .pdf, wracam do górnego menu, które wygląda tak:

Widzisz tę stalówkę? zaznaczyłam ją na żółto, dla wyróżnienia. Kliknij w nią 🙂 Pojawi się opcja dodania inicjałów. Ja wpisałam tam imię i nazwisko.

8. Ostatnią rzeczą jaką trzeba zrobić to przenieść ten inicjał w miejsce, w którym docelowo ma znajdować się Twój podpis. Pamiętaj, że żeby nie utracić zmian przez zamknięciem dokumentu musisz go zapisać 🙂 niby oczywiste, a jednak zdarza się zapomnieć 🙂

Podpisany dokument wygląda w moim przypadku tak:

Czcionkę możesz wybrać podczas tworzenia podpisu 🙂 są do wyboru cztery opcje, każda przypominająca pismo odręczne.

Ot, cała filozofia.

Tak przygotowany dokument zapisujesz u siebie na dysku (tym wirtualnym 😉 i wysyłasz kontrahentowi 🙂

Powodzenia!

Możliwość komentowania Jak podpisać dokumenty w czasie pandemii, gdy nie masz skanera? Paperless w firmie. została wyłączona