KOSZTY W FIRMIE

Firma w mieszkaniu czy w biurze?

Najkorzystniej jest mieć wynajęte biuro lub lokal przystosowany pod biuro ale bez funkcji mieszkalnej.

W tej sytuacji powiększa się nam krąg zakupionych usług i towarów, które możemy rozliczyć w ramach działalności gospodarczej oraz wysokość wydanej kwoty.

Pamiętajmy, że wydatek, aby mógł być zaliczony do kosztów działalności gospodarczej, musi być z naszą firmą bezpośrednio lub pośrednio związany.

Mówi o tym paragraf pierwszy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Firma w biurze

Zlokalizowanie swojej jednoosobowej działalności gospodarczej w biurze lub po prostu lokalu gospodarczym jest pod względem rachunkowym i podatkowym najkorzystniejszą z opcji.

I mamy w tym przypadku pełną dowolność wyboru – możemy wynająć biuro w kompleksie biurowym, możemy wynająć mieszkanie przeznaczone na biuro, możemy wynająć lub kupić każde dowolne pomieszczenie, na które nas stać, i które spełnia warunki bezpieczeństwa.

W przypadku biura, które nie jest naszym mieszkaniem (w którym jednocześnie mieszkamy), możemy w zasadzie większość wydatków przeznaczonych na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania biura zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej.

I będą to, na przykład:

  • wydatki związane z czynszem i energią lokalu
  • wydatki związane z remontem lokalu, odświeżeniem lub zmianami wystroju
  • wydatki związane z umeblowaniem przestrzeni
  • wydatki związane z wywozem śmieci i zużyciem wody
  • wydatki związane z wyposażeniem biura, części sanitarnej i kuchennej
  • wydatki związane z zakupem środków czystości
  • wydatki związane z zatrudnieniem ochrony, usługami elektrycznymi, sprzątającymi czy ogrodniczymi, jeśli nasz lokal przynależy do części zielonej

To tylko część najczęściej pojawiających się kategorii wydatków, związanych z funkcjonowaniem naszego biura. Ale podstawowa zasada jest taka, że 100 % poniesionego wydatku stanowi koszt naszej działalności.

Przykład:

Czynsz za lokal wynosi 1500 zł netto. Nasza firma rozlicza się na podstawie liniowego podatku dochodowego. Czynsz opłaciliśmy w terminie. Czyli z naszego rachunku firmowego „zeszło” 1500 zł.

Ile zaoszczędzimy w podatkach po poniesieniu tego wydatku?

1500 * 19% = 285 zł

Czyli nasza zaliczka na podatek dochodowy, po uwzględnieniu ww. kosztu, będzie niższa o 285 zł.

Firma w mieszkaniu

Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy prowadzimy firmę w mieszkaniu, w którym jednocześnie mieszkamy. To rozwiązanie jest w dzisiejszych czasach szalenie popularne, zwłaszcza wśród przedsiębiorców świadczących usługi czy rękodzielników.

Jeśli chodzi o możliwość zaliczania części kosztów związanych z utrzymaniem mieszkania do celów działalności to stanowiska urzędów skarbowych są znowu w tej kwestii bardzo surowe.

To jest jedna z tych sytuacji, w której, w razie kontroli, musimy móc udowodnić, że poniesiony wydatek był ściśle związany z naszą działalnością w tym mieszkaniu.

Dobre praktyki firmy w mieszkaniu

1. wyznacz przestrzeń mieszkania, którą przeznaczysz tylko na działania związane z firmą

Zazwyczaj, zwłaszcza na początku, wystarczy biurko, regał na artykuły biurowe i sprzęt komputerowy.

2. Ustal proporcję – czyli % całej powierzchni użytkowej mieszkania

Chodzi tutaj o to, by odpowiedzieć na pytanie czy nasze biuro wykorzystuje 10%, 20% czy może 45% całej powierzchni użytkowej mieszkania.

Zazwyczaj jest to ok 30% całej powierzchni.

3. Przekaż tę informację księgowej

To bardzo ważna informacja w rozliczeniach podatkowych. Ponieważ od tej chwili mamy dwie kategorie wydatków wiązanych z utrzymaniem biura.

Wydatki, które w 100% zaliczymy do kosztów działalności, to na przykład:

  • zakup biurka i wyposażenia niezbędnego do przechowywania dokumentacji czy artykułów biurowych
  • artykuły biurowe
  • sprzęt komputerowy i akcesoria do niego

ale

  • środki czystości, ulepszenia, wydatki związane z remontem czy dostosowaniem tej przestrzeni pod biuro, tylko w 30%

Przykład:

Kupiliśmy środki czystości za kwotę 250 zł

Ponieważ biuro mamy w mieszkaniu, w którym jednocześnie mieszkamy, nie jesteśmy w stanie udowodnić, że ów zakupione środki czystości zużyliśmy do sprzątania wyłącznie naszej przestrzeni biurowej. Dlatego w tej sytuacji stosujemy wyliczoną proporcję.

Jak liczymy?

250 zł * 30%*19% = 14,25 zł

Trochę boli, prawda?

Masz pytania o wydatki z biurem? a może chcesz dopytać o to jak liczyć? Zapraszam do dyskusji na forum!

Możliwość komentowania Firma w mieszkaniu czy w biurze? została wyłączona