KOSZTY W FIRMIE

Czy wydatki na wynajęcie mieszkania mogą być kosztem mojej firmy?

W poprzednim tekście omówiłam różnice w rozliczeniach kosztów w zależności od tego, gdzie mamy siedzibę naszej firmy. Wpis możesz przeczytaj tutaj: Firma w mieszkaniu czy w biurze?

Dziś kontynuuję temat na przykładzie sytuacji, gdy firmę mamy zarejestrowaną w mieście, w którym mieszkamy, ale świadczymy usługi dla kontrahenta z innego miasta. Co wtedy?

Bardzo często zdarza się sytuacja, w której podpisujemy kontrakt z kontrahentem z innego miasta. Nie zawsze możemy pracować zdalnie, na odległość. Są sytuacje, w której realizacja kontraktu wymaga naszej obecności w siedzibie kontrahenta.

Co wtedy? Czy koszt wynajmu miejsca noclegowego może być kosztem naszej firmy? Jak go udokumentować?

Co do zasady tak, ponieważ gdyby nie zawarty kontrakt, prawdopodobnie w tym czasie pracowalibyśmy w siedzibie naszej firmy.

Zdarzyło się jednak tak, że na czas kontraktu musimy przenieść się do miejscowości, w której kontrahent ma siedzibę firmy.

W przypadku kilkudniowego pobytu możemy skorzystać z hotelu lub mieszkania wynajmowanego w trybie wynajmu krótkoterminowego.

W takiej sytuacji w obu przypadkach otrzymamy fakturę za usługę noclegową, którą później uwzględnimy w kosztach firmy.

Natomiast zdarzają się sytuacje, w których kontrakt trwa np. rok. W tym przypadku mieszkanie w hotelu jest nieopłacalne cenowo i o ile nikt nie może nam tego zabronić – wszystko zależy od kondycji finansowej naszej firmy.

Hotel będzie wystawiał nam fakturę na koniec miesiąca, my będziemy rozliczać ją w kosztach firmy. Żaden problem.

Jeśli jednak nie chcemy mieszkać w hotelu, możemy wynająć na czas trwania kontraktu mieszkanie od osoby fizycznej.

Jeśli umowa między nami a wynajmującym będzie dotyczyła tylko wynajmu na cele mieszkaniowe, wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania nam faktury.

Podstawą do płatności co miesiąc jest zawarta umowa i użytkowanie lokalu.

Fakturę vat otrzymamy w sytuacji, w której wynajmiemy mieszkanie zarówno na cele mieszkaniowe, jak i działalności gospodarczej (np. jeśli chcemy otworzyć w tym mieście biuro firmy, na czas trwania kontraktu).

W dzisiejszym wpisie skupię się na sytuacji wynajmu z przeznaczeniem na cele mieszkalne.

Czy wynajem mieszkania na cele mieszkalne mogą być kosztem firmy jeśli siedziba naszej firmy znajduje się w innym mieście?

Co do zasady.

Musimy mieć pewność, że spełniliśmy ustawowo określone warunki, tj.:

  • występuje ścisły związek z naszą działalnością,
  • mamy zawartą umowę z osobą fizyczną, w której są określone strony umowy, warunki wynajmu, cel wynajmu, okres wynajmu i kwota,
  • zrealizowaliśmy płatność w terminie

W takiej sytuacji wydatek za wynajem mieszkania jest kosztem podatkowym i podlega odliczeniu od podatku dochodowego.

Vat w tej sytuacji nie występuje, ponieważ, prawdopodobnie, Wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT.

Co więcej, jest naszym kosztem dopiero w chwili zapłacenia. Bo tylko faktycznie poniesione wydatki mogą być kosztem firmy.

Spotkałam się z praktyką na rynku i uważam ją za zasadną, która polega na ustaleniu proporcji, tj. 50 % wydatku uznajemy za koszt naszej firmy, 50% nie jako że korzystamy z tego lokalu również do celów prywatnych.

Ale nie ma przeszkód do tego, by uwzględnić w kosztach podatkowych 100% wydatku, dopóki wysokość wynajmu jest rynkowo uzasadniona. Chodzi o to, żeby nie zawyżać kosztów, co mogłoby zostać uznane za unikanie opodatkowania.

Podsumowując:

Aby uwzględnić wydatek na wynajem mieszkania w kosztach firmy musimy:

  • wykazać związek z naszą działalnością
  • podpisać umowę określającą strony i warunki umowy
  • dołączyć do dokumentów księgowych potwierdzenie przelewu za dany miesiąc

Powodzenia 🙂

Coś jest niejasne? Potrzebujesz doprecyzować? Zapytaj na forum!

Leave a Reply