KSIĘGOWOŚĆ SOLO,  PODCAST

Biała lista VAT – co musisz wiedzieć, żeby uniknąć sankcji?

Dla kogo jest ten odcinek?

Ten docinek przygotowałam z myślą, przede wszystkim, o:

  • przedsiębiorcy, bo ciąży na nim odpowiedzialność solidarna za postępowanie kontrahenta
  • osobach samodzielnie prowadzących księgowość swojej firmy

Z tego wpisu dowiesz się:

  • czym jest biała lista podatników VAT i dlaczego musisz nauczyć się z niej korzystać?
  • biała lista VAT kiedyś a dziś
  • gdzie znajdziesz białą listę VAT i co na niej sprawdzisz?
  • należyta staranność a sankcje podatkowe
  • co zrobić, jeśli na białej liście VAT brak rachunku bankowego naszego kontrahenta?
Odpowiedzialność solidarna

Biała lista podatników VAT – co to takiego jest?

1 września 2019 roku rząd uruchomił wyszukiwarkę podatników VAT w nowej odsłonie. W tej nowej wersji wyszukiwarki, otrzymaliśmy dostęp do pełnych danych kontrahenta, rozszerzonych o rachunek bankowy.

W zależności od formy podmiotu, dane są pobierane z CEIDG, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, lub KRS, jeśli działasz w formie spółki.

Zasada działania nie zmieniła się, tzn. nadal dotyczy czynnych podatników VAT, czyli tak jak to było do tej pory.

Przypomnijmy:

Przed wprowadzeniem białej listy czynnych podatników VAT, wyszukiwarka umożliwiała nam zweryfikowanie statusu kontrahenta tzn. po wpisaniu numeru nip otrzymywaliśmy informację tylko o tym, czy dany kontrahent jest czynnym podatkiem VAT lub nie jest.

Jakie to miało znaczenie? Istotne. Ponieważ jeśli otrzymaliśmy fakturę vat, z naliczonym vatem, to prawo do odliczenia tego vatu mamy tylko w przypadku kontrahenta, który jest czynnym podatnikiem vat. W wyszukiwarce taki podatnik pojawiał się „na zielono”.

Natomiast w sytuacji, gdy otrzymaliśmy fakturę vat, ale po sprawdzeniu okazało się, że kontrahenta nie ma w rejestrze, traciliśmy prawo do odliczenia w danym okresie rozliczeniowym, do czasu wyjaśnienia sytuacji.

Bowiem często zdarza się, że z różnych względów kontrahent, który do tej pory faktycznie był czynnym podatnikiem VAT z jakiegoś powodu utracił status i został z tej listy wykreślony.

To oznacza, że my, jako kupujący usługę lub produkt, tracimy prawo odliczenia vatu od kontrahenta wykreślonego z listy czynnych podatników vat.

Na szczęście nie na zawsze. W sytuacji w której kontrahent ponownie uzyska status czynnego podatnika VAT, my mamy dwa kolejne okresy rozliczeniowe do tego, by ów vat odliczyć.

Czyli albo dwa kolejne miesiące, albo kwartały, w zależności od tego, w jakiej formie rozliczamy transakcje vat z naszym urzędem skarbowym.

I tak naprawdę to było tyle. Po wprowadzeniu zapytania do wyszukiwarki, otrzymywaliśmy tylko informację o statusie. Nic więcej.

Po 1 września 2019 r. wszystko się zmieniło. Wyniki wyszukiwania podają pełne dane firmy oraz rachunek bankowy. A od 1 stycznia 2020 r. dodatkowo nakładają na nas ograniczenia kwotowe i odpowiedzialność solidarną za nieuczciwego kontrahenta oraz sankcje.

Na białej liście sprawdzimy:

  • status kontrahenta, tj. czy jest czynnym podatnikiem vat
  • w przypadku kontrahenta niezarejestrowanego widzisz status – nie każdy podatnik musi być zgłoszony do vat, w liście widzisz powód braku rejestracji
  • numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi, a który jednocześnie musi być rachunkiem firmowym, zgłoszonym do urzędu skarbowego

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT?

Możemy to zrobić na dwa sposoby, po pierwsze na na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl lub na portalu należącym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, tzw. CEIDG. I co ważne, nie trzeba się nigdzie rejestrować, żeby skorzystać z wyszukiwarki. Wyszukiwarka jest ogólnodostępna i bezpłatna. Natomiast, niestety, dla spokoju ducha, zapisz ją sobie w swoich skrótach, dlatego że od tej pory powinieneś z tej wyszukiwarki regularnie korzystać.

Kiedy należy korzystać z białej listy podatników VAT?

Po pierwsze już na etapie podpisywania umowy o współpracy z kontrahentem. Zazwyczaj w umowie są określone warunki, jakie wzajemnie musimy spełnić, aby współpraca przebiegała pomyślnie i przede wszystkim bezpiecznie dla naszego biznesu. To jest ten etap, kiedy powinniśmy uważnie sprawdzić dane podane przez kontrahenta:

  • pierwsza baza to CEIDG, czyli Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej, jeśli nasz kontrahent jest jednoosobową działalnością gospodarczą
  • druga baza to KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, jeśli podejmujemy współpracę ze spółką kapitałową, fundacją czy stowarzyszeniem
  • trzecia baza to biała lista podatników VAT – na tej liście weryfikujemy oprócz danych kontrahenta, rachunek bankowy do wzajemnych rozliczeń

Następnie strony z wynikami drukujemy -> w każdej z trzech list można trzymane wyniki zapisać do pdf. I albo drukujemy, dołączamy do umowy o współpracy jako załącznik, albo zapisujemy w pdf i przechowujemy w bezpiecznym miejscu na dysku lub w chmurze.

Dlaczego przechowywanie informacji zwrotnej, którą otrzymujemy z białej listy jest istotne?

Dlatego że jest to wynik aktualny tylko na dzień sprawdzenia. Może być taka sytuacja, że dziś otrzymaliśmy wynik pozytywny, potwierdzający status czynnego podatnika VAT. Dokonaliśmy na ten dzień stosownych odliczeń, obniżyliśmy nasze zobowiązanie podatkowe VAT i już po pomniejszeniu rozliczyliśmy się z urzędem skarbowym.

Ale może być też taka sytuacja, że ów podatnik został wykreślony z rejestru np. następnego dnia po tym, kiedy my go sprawdzaliśmy. A wtedy jesteśmy wzywani przez urząd skarbowy do wyjaśnień.

I w tej sytuacji jedynym zabezpieczeniem dla nas jest właśnie ten pdf potwierdzający, że na dzień odliczenia, kontrahent miał status czynnego podatnika VAT a my dopełniliśmy należytej staranności ze swojej strony.

O co chodzi z należytą starannością i dlaczego jest ona tak ważna?

Otóż od 1 stycznia 2020 roku rząd nałożył sankcje w postaci kar finansowych. Sankcjom podlegają te firmy, które rozliczą w swoich zobowiązaniach podatkowych fakturę powyżej 15 tyś złotych od kontrahenta, którego nie ma w rejestrze białej listy VAT.

Po pierwsze tracimy prawo do odliczenia vat z takiej faktury, ale również do zaliczenia jej do kosztów działalności w ogóle. W ten sposób płacimy za coś, czego nie możemy rozliczyć w naszych podatkach.

Ponadto, odpowiadamy solidarnie za zobowiązania tegoż kontrahenta wobec urzędu skarbowego. W sytuacji, w której ów kontrahent otrzyma od nas zapłatę za fakturę, ale nie opłaci swoich zobowiązań wobec swojego urzędu skarbowego, my również ponosimy za to odpowiedzialność. Miło, prawda?

Co zrobić, jeżeli na białej liście nie ma rachunku kontrahenta?

Przede wszystkim trzeba skontaktować się z kontrahentem i wyjaśnić sytuację. Być może jest w trakcie wyjaśniania sprawy ze swoim urzędem skarbowym. Jeśli jednak nie to:

  • gdy kwota na fakturze jest niższa niż 15 tyś złotych to uwzględniamy ją w kosztach firmy. Kwotę vatu pozostawiamy do odliczenia w późniejszym terminie
  • lub jeśli kwota na fakturze jest wyższa niż 15 tyś złotych to księgujemy fakturę na koncie tzw. koszt nie stanowiący. I pozostawiamy do wyjaśnienia sprawy
  • jeśli kwota na fakturze jest wyższa niż 15 tyś złotych to odnośnie płatności za zobowiązanie mamy dwie opcje:
    • 1 opcja – płacimy na numer rachunku podany na fakturze. Ale w ciągu trzech dni informujemy nasz urząd skarbowy o tym fakcie. Prawdopodobnie wtedy ów kontrahent zostanie wezwany do wyjaśnień
    • 2 opcja – wstrzymujemy płatność. Ponieważ pojawiły się przesłanki o nieuczciwości kontrahenta a jak wiemy, odpowiadamy solidarnie za jego zobowiązania podatkowe.

Pamiętajmy, że szczególnie narażeni na problemy z rozliczeniami z kontrahentem są nowi przedsiębiorcy. Niestety czas zarejestrowania do vat w urzędach skarbowych z różnych względów trwa od 7 dni nawet do 3 miesięcy.

Oznacza to, że dopóki nie uzyskamy statusu czynnego podatnika vat, musimy działać tak jak oni. Wystawiać faktury sprzedaży z naliczonym vatem. Odprowadzać vat do urzędu skarbowego. Wysyłać wszelkie deklaracje i jpk, pomimo że według wyszukiwarki białej listy nadal mamy status jako podatnik niezarejestrowany.

Z kolei nasz kontrahent nic nie może zrobić z vatem od naszej faktury. Sytuacja komplikuje się podwójnie gdy kwota jest wyższa niż 15 tyś złotych.

Podsumowując:

  1. sprawdzamy kontrahenta dokładnie w dostępnych rządowych bazach już na etapie podpisywania umowy o współpracy bądź zakupu online
  2. widok strony z wynikiem drukujemy do .pdf i zapisujemy na dysku lub drukujemy fizycznie i dołączamy do umowy
  3. Sprawdzajmy kontrahenta za każdym razem, gdy księgujemy jego fakturę vat a wynik z białej listy zapisujemy i przechowujemy przez …. 5 lat od zdarzenia gospodarczego.
  4. Bądźmy czujni. Odpowiadamy solidarnie za zobowiązania kontrahenta i to my, musimy udowodnić, że zweryfikowaliśmy status kontrahenta.

To, komu płacimy i w jakiej wysokości, ma bezpośredni wpływ na naszą płynność finansową i zobowiązania podatkowe. Dlatego lepiej dwa razy sprawdzić niż później żałować.

Przygotowując ten materiał korzystałam z kilku ustaw i rozporządzeń, które polecam, szczególnie dokument: Prawo przedsiębiorców.Podstawy prawne:

  • Art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.
  • Art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
  • Art. 14 ust. 2h i 2i i art. 22p ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • Art. 117 ba i 117 bb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa,
  • Art. 7-14  ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.